ادارة السكرتارية والمحفوظات

كتب بواسطة: Nehal Emad

ادارة السكرتارية والمحفوظات وتختص بما يلى:-

 

  • تلقى جميع البريد الوارد للجامعة وقيده بالسجلات والبريد الصادر وتصديره بعد قيده بالسجلات الخاصة بذلك.
  • تخصيص سجلات المكاتبات السرية الواردة أو الخاصة أو المعنية بالإسم وقيدها دون فتحها وتسليمها للجهة المختصة على سركي خاص .
  • تلقى شيكات و أذون الصرف الواردة للجامعة وقيدها بالسجلات الخاصة بذلك وتسليمها للجهة المختصة.
  • تسليم الشيكات و أذون الصرف من ادارة الحسابات وقيدها بالسجلات الخاصة بذلك وتصديرها.
  • إنشاء البطاقات الخاصة بالملفات المحفوظة وتنسيقها .
  • تسليم الملفات التي تطلبها الادارات المختلفة وحفظ الأوراق التي إنتهى العمل بها في ملفاتها.
  • قيد المحفوظات المسلمة لغرفة الحفظ مع مراعاة الفصل بين أنواع المحفوظات المختلفة ومراجعتها والتأكد من سلامتها .
  • امساك السجلات الخاصة لمحتويات الغرف وتخصيص أجزاء منها لكل أنواع المحفوظات أو تخصيص سجل لكل نوع .
  • العمل على تتبع سلامة وتوزيع الحفظ بدون نقص .
  • تطبيق لائحة المحفوظات من ناحية محتويات الغرف والفرز السنوى للمحفوظات المستغنى عنها والتصرف فيها .
  • تطبيق جدول مدد الحفظ المعتمدة للائحة الموضوعة .
المجموعة: